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县级财政电子档案如何维护管理

作者:核心期刊目录查询 发布时间:2018-12-25

电子档案是一种具备保存、归档价值的电子文件,是纸质档案的升级处理。县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息,是县级财政工作的重要依据,只有做好县级财政电子档案管理与维护工作,才能够保证县级财政工作的高效开展,接下来小编简单

  电子档案是一种具备保存、归档价值的电子文件,是纸质档案的升级处理。县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息,是县级财政工作的重要依据,只有做好县级财政电子档案管理与维护工作,才能够保证县级财政工作的高效开展,接下来小编简单介绍一篇优秀电子档案论文。

广东档案

  在信息时代下,各个领域的工作都较以往发生了巨大的变化,包括在档案工作中,现在都纷纷由原来的纸质档案而改为应用电子档案。同样,县级财政档案如今也已经转变为了电子档案,这极大地减小了档案工作难度,提高了档案工作水平,更节省了很多人工劳动力。但同时,也应当更加重视县级财政电子档案管理与维护工作,提高管理与维护效率,以切实保障县级财政电子档案信息的完整性与安全性。以下笔者就联系实际来谈谈县级财政电子档案管理与维护问题,仅供参考。

  一、县级财政档案工作的特点

  县级财政档案工作是县级财政部门的重要工作内容之一,其主要具有以下四项特点:(1)“真”:即在县级财政档案工作中,必须要切实保证所有县级财政档案资料的真实性,确保档案中记录的信息,都是真实客观的信息,换言之,就是要求在记录县级财政档案时必须要实事求是、存真求实,严禁捏造事实、弄虚作假;(2)“全”:即在县级财政档案工作中,必须要切实保证所有县级财政档案资料的完整性与全面性,确保完整地收集各类县级财政信息,并将之全部详细记录在案,并按照时间、部门、用途等进行有序排列,最大化地避免档案资料的缺漏和遗失,同时当有了新的资料时,还要及时进行跟进补充;(3)“活”:即在县级财政档案工作中,所采用的工作方式必须要灵活,充分运用动态化管理措施,一旦县级财政信息发生了变更,则要及时进行更新补充;(4)“密”:即在县级财政档案工作中,必须要切实保证所有县级财政档案资料的机密性与安全性,因为我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性,任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容,如果需要查阅,也应当先走完一系列严格的程序,才能够提取档案。

  二、应用县级财政电子档案的优势

  (一)工作高质高效

  传统的县级财政档案多为纸质档案,这意味着所有档案工作都需要由人工来完成。但是,随着近年来我国县级城市经济的高速发展,县级财政档案的内容也变得越来越多,在此背景下,仅依靠传统的纸质档案已经无法满足县级财政档案工作需求。并且,人工管理方式本身就存在着效率低、失误率高等缺点,其的淘汰乃是必然趋势。而在如今信息时代下,电子档案正逐渐取代原本的纸质档案,成了主要档案处理方式。所谓电子档案,就是指将所有需要保存、归档的档案资料,都以电子数据信息的形式录入到计算机信息数据库当中,这一工作与传统的纸质档案录入工作相比,工作量无疑大大降低,工作效率更是显著提升,同时还可以有效减少错误和疏漏,从而提高工作质量。

  (二)信息存储量大

  如上文所述,随着近年来我国县级城市经济的高速发展,县级财政档案的内容也变得越来越多,这意味着在县级财政档案中需要录入存储的信息量亦在不断增多。而面对这大量的档案信息,仅采用传统的纸质档案存储方式难免会存在很多遗漏,从而导致档案信息不完整。但电子档案的应用则有效解决了这一问题。有了电子档案,无论文字信息抑或影像信息,都可以有效存储到电子档案数据库中,并且所有相关操作均可在一台计算机和一个数据库软件上完成,从而既确保了县级财政档案的完整性,又节省了资源。

  (三)操作灵活便捷

  电子档案的处理是应用一台计算机和一个数据库软件来完成的,这两者本身都可以提供十分全面的功能,无论是需要对县级财政档案信息进行增减、修改、加工,还是寻找、查阅、复制,均能够利用计算机和数据库软件中自带的各项功能而灵活、便捷地完成操作,这既提高了档案工作效率,又节约了宝贵的时间。

  (四)拓宽服务领域

  县级财政电子档案中记载着县级财政部门所收集的各类财政信息,是县级财政工作的重要依据。当前随着社会的不断发展,档案工作也应当顺应时代发展潮流,不断拓宽其服务领域。而电子档案的应用,正是拓宽档案服务领域的最佳手段。因为通过电子档案,档案人员可以更加及时快速地收集各类县级财政资料,并在需要时方便地对资料进行归档、共享及查询,从而促使县级财政档案工作从原来的单一、被动的服务层次朝向开放、主动的服务层次发展。

  三、县级财政电子档案管理与维护问题

  (一)对电子档案管理与维护重视不足

  虽然随着现代科技的不断进步与发展,在实际县级财政档案工作中也已经引进了许多先进的管理理论和思想,但是受以往传统观念的影响,很多县级财政部门对档案管理与维护并不重视,而在应用了电子档案后,也依旧没有充分认识到电子档案管理与维护工作的重要性。具体来说,首先县级财政部门只是安置了一些基层设备,而没有进一步引进先进的硬件设备设施,从而限制了电子档案管理与维护工作的有效开展;其次电子档案管理人才不足,原本的档案管理人员并不具备熟练的计算机和软件操作技术,从而影响了工作效率。

  (二)电子档案的真实性与完整性难以保障

  县级财政电子档案的生成需要基于实际而进行虚拟化,这点与传统纸质档案具有较大的区别。在县级财政电子档案生成的过程中,档案的原始状态可能会发生一些改变,从而极易因生成过程过于烦琐而出现一些缺失,最终导致档案信息复制失真,难以保障电子档案的真实性与完整性。

  (三)电子档案管理与维护技术要求较高

  电子档案管理与维护工作需要依托于计算机和软件知识技术,但是就现状来看,县级财政部门中很多原本的档案管理人员只懂得档案管理的相关知识,但并不具备高超且熟练的计算机和软件知识技术,因此无法满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。(四)电子档案的机密性与安全性缺失如前文所言,我国相关法律中明确规定了档案信息的机密性,任何人都不能随意泄漏县级财政档案中的内容,如果需要查阅,也应当先走完一系列严格的程序,才能够提取档案。但是,随着电子档案的应用,虽然大大提高了县级财政档案工作效率,但也随之出现了一些档案的机密性与安全性方面的问题。随着网络技术及大数据的高速发展,如今网络上的不安全因素越来越多,病毒、黑客等大量存在,这些都极大地威胁到了电子档案的机密性与安全性。

  四、加强县级财政电子档案管理与维护的措施

  (一)完善档案管理与维护体制

  当前,县级财政部门应当充分重视电子档案管理与维护工作,尽快按照国家相关法律法规来制定完善的档案管理与维护体制,从而使县级财政电子档案管理与维护工作有法可依。其次,要进一步明确县级财政电子档案管理与维护工作的职责,做到明确分工、细化责任,以确保当发生档案管理失职问题时,能够准确追责到人。

  (二)提高档案管理人员素质水平

  虽然自从应用了电子档案后,以往因纸质档案处理方式而带来的繁重劳动力得以大大减轻,但这并不意味着档案管理人员的作用完全失去了,反而对档案管理人员的素质水平提出了更高的要求。因此,县级财政部门应当要重视档案管理人才培养,不断提高档案管理人员素质水平,尤其是要引进同时具备档案管理能力和计算机软件操作能力的全能技术人才,以满足县级财政电子档案管理与维护工作的实际需求。

  (三)强化电子档案的安全保障管理

  在县级财政电子档案管理与维护工作中,必须要重视电子档案的安全保障管理问题。对此,首先应当在负责收录电子档案信息的计算机中安装有效的防火墙和杀毒软件,其次要定期对机器设备进行保养、定期对电子档案信息进行备份,再者要加强对档案管理人员的责任意识教育,并使之签订相关责任书,以提高其工作积极性与主动性。五、结语综上所述,应用县级财政电子档案的优势在于工作高质高效、信息存储量大、操作灵活便捷以及拓宽服务领域。但是目前在县级财政电子档案管理与维护中仍旧存在着许多问题,只有不断完善档案管理与维护体制、提高档案管理人员素质水平、强化电子档案的安全保障管理,才能够提高县级财政电子档案工作质量。

  参考文献

  [1]王建双.县级财政电子档案管理与维护探讨[J].办公室业务,2015(21).

  [2]黄慧.浅谈基层财政电子档案的管理与维护[J].卷宗,2017(26).

  [3]霍红丹.基层财政电子档案的保存与维护[J].黑龙江史志,2015(11).

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