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知识经济时代企业档案如何管理

作者:核心期刊目录查询 发布时间:2019-01-03

知识经济时代背景下,企业档案管理面临着新的挑战。为了更好地解决应对新型经济带来的难题,保证企业更好地发展,本文首先分析了档案管理对企业的重要作用,然后对企业档案管理策略提出了几点思考和建议,接下来小编简单介绍一篇优秀企业档案论文。 档案是记

  知识经济时代背景下,企业档案管理面临着新的挑战。为了更好地解决应对新型经济带来的难题,保证企业更好地发展,本文首先分析了档案管理对企业的重要作用,然后对企业档案管理策略提出了几点思考和建议,接下来小编简单介绍一篇优秀企业档案论文。

城建档案

  档案是记录个人、团体、社会等行为活动的重要形式,是使得整个人类社会在时间上关联的重要基础。从古至今,档案记录工作经历了各种各样的形式,如绳结法、刻木法、甲骨等,发展到现在以文本记录和电子记录为主的档案记录形式。这些发展无处不体现着人类智慧和高速发展的科学技术。在科技迅速发展的现代社会,“知识”的价值越来越凸显出来,对经济社会的发展起着重要作用,不言而喻,我们已经步入了知识经济时代,知识不论在个人价值、社会生产总值等方面发挥着重要作用,提高了各行业产品、服务等的质量和价值。在知识经济时代环境下,档案和档案管理工作也发生着转变。随着我国经济的转型和发展,档案工作也由单一的国家机构形式,向着多元化的方向发展。档案不仅在国家方面,在记录企业、团体、个人等活动也呈现出多元化的发展。为了更好地理解知识经济时代背景下,企业档案管理工作的变化及企业档案管理策略的调整,本文首先分析了档案管理对企业发展的重要作用,然后根据时代和社会发展的需求,对现代企业档案管理工作展开了思考。

  一、档案管理对企业的重要作用

  档案工作是人类社会的重要工作之一,国家、团体、企业、个人都将档案工作看的至关重要。目前,国家机构也对该方面工作进行了系统的规范化调整,目的也是保留人类智慧的结晶,对后人的研究和社会的发展也有重要价值。在政府机构中,档案是其建立、生存和发展的基础,是不可或缺的重要工作。同样在企业中,档案工作具有记录企业业务、文化、发展等各方面的重要使命,档案记录了企业各个机构、各个时间段重要工作的开展和发展遇到的各类问题,可以提供宝贵经验和教训,是企业赖以生存发展、制定合理的发展方向的重要参考依据,是保证企业高效、可持续健康发展的重要保障,有利于提高企业决策者决策水平。(一)数据价值。档案记录了企业各项活动精确地数据、过程等,这些单靠人脑是不足以长久记忆的,并且不能提供更加直观有效的表现形式。而对于档案,不仅可以利用文字永恒的记忆企业相关活动,而且其呈现形式可以多样化,有利于企业决策者更好的获取历史数据,做出更为客观的评论。同样的,这些记录数据可以作为企业的凭证,当企业出现问题时,可以采用这些记录的数据作为重要依据,为矛盾的解决提供证据。(二)保密价值。除了企业基本的活动记录外,档案还可以记录企业的私密数据,或是独有技术,或是项目竞标底价,这些一般具有很高的商业机密价值,不能对外公开。因此,企业应当充分利用好档案的保密价值,管理好该部分内容,一旦泄露,会造成不可估量的损害,甚至导致企业一蹶不振。

  二、现代企业档案管理策略调整

  从档案工作对企业的重要作用可以看出,档案工作对于企业具有不可替代的作用,而对于一些企业,并没有将档案工作放在重要的位置,因此需要制定合理有效的管理措施,以适应社会发展的需要。在知识经济时代背景下,企业档案的管理策略也面临着很多新的问题,因此需要针对性的进行调整档案管理策略。(一)加强员工的档案意识。由于企业机构复杂、人员混乱,各部门的资料相对散乱。如果对相关材料不能及时归类整理,很可能造成重要信息的丢失,从而为档案整理带来很大的麻烦。因此,增强员工的档案整理意识,对于提高档案管理水平和效率具有重要作用。只有每个人意识到档案的重要性,才能使得档案资料的收集、整理、归类更加高效,同时也提高了档案的完整性。(二)提高人员的办公能力。在知识经济时代,信息技术的发展日新月异,采用信息化办公的方式,可以大大提高档案管理的水平,但同时也对人员的办公能力提出了更高的要求。信息化办公方式打破了以往以纸质文件为主的方式,不但可以有效提高档案的整理效率,还有利于相关资料的查找和搜集。因此,最重要是根据公司实际,建立健全、安全的档案管理信息化标准,对招聘人员的工作能力提出新的要求。应聘人员不但须具备基本的档案工作知识,还需要熟练使用基本的办公软件。除此之外,在提高人员信息化办公能力的同时,还需要注重档案数据的完整性和安全性。这可以通过建立监测、检查、核算等方式,在每一环节杜绝档案数据泄露的可能。(三)健全档案管理体制机制。企业的档案是企业资料整合、管理的重要形式,因此企业要建立专门的档案工作室,用于保管本企业重要的档案数据。除了一般性的保存企业运营数据外,随着现代企业技术方面的竞争逐步加大,对于档案管理馆,最重要的还是保存企业独有的技术资料。在企业建立档案馆,主要负责企业内部资料的整理和搜集,有利于不断推进企业档案管理的数字化、信息化管理,提高企业档案管理水平。档案管理的水平的提高,就可以更好地为企业提供服务,提高企业决策者的决策水平。此外,档案管理的持续性发展,是企业一脉相承又与时俱进的基础,是提高企业文化影响力的重要保证。

  结束语

  针对知识经济时代背景下,企业档案管理面临的新的问题和挑战,本文分析了档案工作对企业的数据价值和保密价值两个重要作用;然后根据时代发展需要,提出现代企业管理需要提高员工档案意识、提高人员的办公能力和健全企业档案管理体制机制三个重要方面的内容。只有大力提高档案管理水平,才能使得档案为企业更好地提供服务。

  参考文献:

  [1]苏娟.知识经济时代背景下对企业档案管理策略的思考[J].法制与社会,2011(22):214-215.

  [2]李艳洁.知识经济时代企业档案管理的过程优化[J].办公室业务,2013(11):163-164.

  阅读期刊:城建档案

  《城建档案》(月刊)创刊于1993年,由中国城市科学研究会城建档案信息专业委员会主办。杂志办刊宗旨明确,严格遵守党和国家关于出版业的法律、法规和各项方针政策,宣传党和国家及建设部关于城市规划、建设和管理工作以及城建档案工作的方针政策。

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