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县级档案信息资源的开发利用

作者:核心期刊目录查询 发布时间:2019-04-24

目前,县级档案资源开发利用,存在档案信息资源开发认识不足、档案信息储备有限、缺乏必要的物质条件、缺乏高素质管理人才、缺乏科学的管理手段等方面的问题,如何克服存在的各种问题,切实做好档案信息资源的开发利用工作,是目前档案局面临的问题。本文着

  目前,县级档案资源开发利用,存在档案信息资源开发认识不足、档案信息储备有限、缺乏必要的物质条件、缺乏高素质管理人才、缺乏科学的管理手段等方面的问题,如何克服存在的各种问题,切实做好档案信息资源的开发利用工作,是目前档案局面临的问题。本文着重从更新观念、提高认识,丰富馆藏,增加档案信息储备量,增加资金投入、搞好档案信息建设,加强培训,提高档案队伍素质,建立科学的档案管理机制等方面,探讨如何开发利用县级档案信息资源。

  《山西档案》创刊于1984年的双月刊,它宣传贯彻党和国家关于档案工作的路线、方针、政策,及相关的法律法规,研究和探讨档案学理论,普及深化档案专业知识,交流档案工作经验,开发信息资源,弘扬民族文化,使档案更好地为社会主义两个文明建设服务。

  档案是一种文化现象,是文化发展的一种表现形式,是文明程度的一个标志,是历史的真实记录。信息是人类认识世界和改造世界的知识源泉,档案信息作为信息资源的一种,同自然资源一样,是国家的宝贵财富。

  1 开发档案信息的重要性、必要性

  档案是人类历史活动最客观、真实、全面的记录,是社会的原始信息,它涉及社会发展的各个领域;档案不仅是人们现实工作的备忘,还承载着历史的原貌,蕴涵着社会发展规律、经验教训以及丰富的社会信息;保管、利用当否,直接关系到国家的安全、稳定,关系到党和人民的根本利益。

  2 档案信息资源开发中存在的问题

  开发档案信息资源就是要使档案信息变为社会财富,在维护党和国家利益的前提下,把档案信息尽可能地挖掘出来,传递出去,发挥它应有的作用。目前,县级档案馆对档案信息资源的开发利用存在很多的不足,阻碍了档案信息的开发,影响了档案事业的发展。

  2.1 档案信息资源开发认识不足

  由于“左”的影响,对档案工作总体认识处于封闭状态,把档案工作看作是单位、部门,甚至于是个人财产,把档案事业看成“各自分散、为我服务”的观念,档案事业与其他各项建设事业联系不够,没有发挥出档案信息资源的优势,同时也没有认识到社会对档案利用是国家赋予的一种民主权利。

  2.2 檔案信息储备有限

  档案是集结人类几千年的文化结晶,记录着人类文明的轨迹,但由于历史的原因和对档案职能的片面认识,致使多数档案馆仅限于为党政机关服务,忽视了经济建设第一线的企事业单位,造成了大多数县级档案馆馆藏结构单一、种类不齐、载体比较单一的局面。

  2.3 缺乏必要的物质条件

  现阶段,由于档案的社会意识淡薄、机构不健全、人员配备不足、人员编制没有真正得到落实、档案工作经费不足,以及人员数量和质量达不到开展工作的需要,致使档案工作落不到实处。

  2.4 缺乏高素质管理人才

  档案工作人员的管理能力和自身素质如何,直接影响档案工作的发展。县级档案管理人员变动频繁,人员结构老龄化、知识结构不合理、业务素质低,缺乏高素质管理人才,直接影响了档案信息资源的开发,制约了档案事业的发展。

  2.5 缺乏科学的管理手段

  传统的管理方法,只重视对载体(原件)的管理,忽视了对档案信息的揭示、运用,加之检索工具单一,没有摆脱“案卷目录”一本账的状况、手段落后、利用方式单调、缺乏创新、编研工作文件汇编多、深层次研究加工少、围绕上门查找被动服务多,以及紧贴中心工作主动服务少,缺乏科学的管理方法。

  3 切实做好档案信息资源的开发利用工作

  档案信息资源的开发利用,具有广阔的前景,如何做好开发和利用档案资源工作,发展地方特色经济,实施可持续发展和科教兴国战略,将对县级经济发展产生重大影响。

  3.1 更新观念、提高认识

  转变思想观念,就是要改变以往的工作程序和工作观念,屏弃各自为政、与世无争、忽视权益的思想,树立依法治档、与时俱进的档案管理观念,树立不畏风险、勇于创新,开发档案信息资源。因此,相关人员必须解放思想,转变观念,勇于创新,进而做好档案开发利用工作。

  3.2 丰富馆藏,增加档案信息储备量

  丰富馆藏问题,不是单纯的业务问题,而是一个事关档案馆能否履行职能,能否为社会各界服务,为经济建设服务的基本前提和物质条件。丰富馆藏是档案部门的一项经常性工作,但丰富馆藏不是多多益善,重要的是要求质量的优良,要努力克服有文必档的传统做法,选取最具有利用价值的材料;亦不能故步自封、等待观望,必须有针对性地抓好调研,积极主动地开展地域范围内的档案资源普查和重点调查工作,要多形式、多渠道地将散存在机关、社会上的重要文件资料整理、征集进馆,丰富馆藏。相关人员还要增加信息储备量,不断丰富馆藏档案资料的数量和内容。具体地说,档案馆应尽量收集保存各个时期、各个方面、各种行业、各种类型、各种载体和各种所有制的档案,尤其是要收集反映地方特色的档案,最大限度地汇集档案信息资源。档案的收集范围不仅要注重收集党政档案,同时还要注重收集历史人物、重要事件的材料,增加科技档案、专业档案、声像档案的数量,还要增加土地区划、资源、人口普查、本地名特产品、著名人物的档案馆藏比例,逐步改变馆藏档案内容单一、结构雷同的状况,实现馆藏档案数量增加,质量提高,结构改善的目标。

  3.3 增加资金投入、搞好档案信息建设

  《全国档案信息化建设实施纲要》提出:为适应国家信息化建设和档案事业发展要求,实施信息化带动策略,以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。

  档案馆是党和国家的科学文化事业机构,是永久保存档案的基地,是档案综合利用的窗口。政府及其工作部门应依法对档案工作进行引导,重视和支持档案事业的发展,真正把档案事业列入国民经济和社会发展计划中,为档案事业的发展提供必要的物质条件。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求,加大对档案基础设施的投入、配备一定数量的现代化设备,培养引进现代专业人才,建立档案管理查询系统,有条件的县(市)可建立专业网站,实现档案管理和查询数字化、网络化,还可建盖一定规模的库房,开展咨询、编研、技术保护等业务工作。

  3.4 加强培训,提高档案队伍素质

  队伍建设关系到事业的兴衰,档案管理人员要不断“充电”。相关人员要把它列为头等大事,列入议事日程,重点抓好学历教育、理论教育、计算机培训等。不断提高工作人员的思想意识,树立其高度的责任心、自豪感,作为一个专业性较强的档案部门,最需要一批革命化、年轻化、知识化、专业化的优秀人才,特别是计算机人才、外语人才、具有一定写作能力和研究水平的档案专业人才。因此,相关人员要加强队伍建设,全面提高档案管理干部的素质,做好档案管理工作。

  3.5 建立科学的档案管理机制

  档案管理的规范化、标准化、系统化是实现现代化管理和开发档案信息资源的基础。随着计算机和通讯技术的不断进步,办公自动化得到飞速发展,探索办公自动化与档案管理自动化的有机结合,是实现档案管理现代化的最佳途径。县级档案部门在建立档案管理查询系统后,应建立档案接收、立卷、归档、查询制度。新接收的档案,应尽量做到“纸”质档案和“数据”档案同时接收,同时归档;没有“数据”的档案,可采用现代技术及时转换为“数据”档案;积极把历史档案转换为声像资料。将档案接收、立卷、归档、管理、查询工作制度化,为建立全国性的数字档案馆打下坚实的基础,为社会的发展和人类的进步作出重要贡献。

  主要参考文献

  [1]李泽锋,杜红.关于我国档案信息化标准的分析[J].中国档案,2007(10).

  [2]张立军,周晓,施永利,等.档案信息化规划方法论浅析[J].中国档案,2013(5)

  [3]姜晓江,罗建军.县级档案馆的信息化建设[J].北京档案,2004(9).

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