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数字化技术在房地产档案管理中的应用

作者:核心期刊目录查询 发布时间:2019-07-18

当今,数字化技术已经成为了人们现实生活中的重要技术之一,尤其是随着经济的快速发展,其在各大领域的运用越来越广泛。在我国的房地产发展中,档案管理工作繁琐,信息量大,因此,数字化技术的应用显得十分重要。基于此,本文通过对数字化技术在房地产档案

  当今,数字化技术已经成为了人们现实生活中的重要技术之一,尤其是随着经济的快速发展,其在各大领域的运用越来越广泛。在我国的房地产发展中,档案管理工作繁琐,信息量大,因此,数字化技术的应用显得十分重要。基于此,本文通过对数字化技术在房地产档案管理中的应用进行探讨,希望能够继续强化应用认识,提高技术应用效率,从而推进房地产档案管理整体质量的提升。

沈阳建筑大学学报(自然科学版)

  《沈阳建筑大学学报(自然科学版)》(原:沈阳建筑工程学院学报.自然科学版)(双月刊)创刊于1979年。是由沈阳建筑大学主办,辽宁省教育厅主管的刊物。她记录着学校在教学科研上的贡献与成果,也记录着学报在发现培养人才上的贡献。近年来,学术水平及编辑质量稳步提高、与时俱进,现在已发展成为在国内外有一定影响的建筑科学类学术期刊。

  0 引 言

  房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展,近些年,房地产行业崛起,房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案,不仅将档案管理的传统方式进行了革新,与手工处理相比较,数字化技术大大提高了处理效率。另外,智能化是数字化技术的显著特征,大量的数据文档通过数字化技术的处理,效率有明显的提高,并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流,管理效果十分明显。因此,运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势,也是房地产发展的必然需求。

  1 房地产档案管理数字化的内涵及数字化运用的注意事项

  目前,房地产档案管理数字化主要通过大量地运用现代电子计算机技术以及现代化的摄影扫描技术完成,在此过程中将大量的纸质数据转化为数字化信息,通过电子计算机的形式加以保存,建立相应的电子信息库,进一步方便相关数据的整理,加强数据的管理,提升相关档案的使用效率,增强在档案管理方面的安全性能。在当下的房地产档案数字化管理中,档案一般被划分为三类,通常以档案原件、扫描件和数据档案的形式表现出来,数据档案是档案数字化的最终结果。

  在数据化档案的管理当中,必须按照一定的原则对相关数据档案开展管理,这些原则中最为重要的就是安全性。虽然现代化网络技术给人们带来了便捷,但是在网络环境中倘若没有较好的保护措施,相关信息的安全性很难得到保障。为了保证相关信息的安全性,房地产企业应当做好充分的准备,从细节入手认真仔细地做好每个环节的安全工作,安装相应的防木马软件,聘请专业的技术人才充当顾问,使档案的安全性得到充分的保障。

  2 房地产档案管理的特点

  2.1 专业性和项目性

  专业性和项目性是房地产档案管理最为突出的特点。所谓专业性,意思是房地产档案的专业性比较强,这是由房地产档案的产生基础而决定的,其档案资料一般是管理活动中的真实资料。项目性指的是房地产建设与管理过程分为许多项目,根据不同项目建立档案资料,管理也就相应根据项目而区分。

  2.2 分散性和集中性

  房地产档案管理的另一个特点是分散性和集中性。鉴于房地产项目的开发过程中,不同项目有着不同的工作内容和流程,所以项目资料的整理就比较分散,档案也就需要采取分散的管理方式。从另外一个角度看,即使项目不同区分不同,但是从整体项目角度出发,是需要集中管理才能实现整个项目的管理目标的。因此,房地产档案管理要把分散管理与集中管理结合起来,才能实现档案管理的最终目的和效果。

  3 数字化技术在房地产档案管理中的应用

  3.1 在档案检索和查询中的应用

  数字化技术对房地产档案管理的贡献很大,比较突出的一点是能够实现快速的档案检索和查询。传统的手工检索和查询需要确定位置和顺序后再进行查询,而在数字化技术基础上的检索和查询,只需要输入检索内容,数据库就可以省略传统方式的繁琐步骤,快速获得结果,检索十分快捷方便。除此之外,运用数字化技术时,检索和查询不会受时间和空间的影响,能够随时进行,充分利用了档案的价值。

  3.2 在系统权限设置方面的应用

  在房地产档案的管理中,要确保数据信息的真实和完整,就在安全方面设置权限。档案管理中,通过应用数字化技术,将各环节划分开,并进行权限设置,这样一来,房地产档案管理不仅清晰了许多,安全程度也增强了不少,档案安全管理效果也非常显著。

  3.3 在档案统计工作中的应用

  随着房地产行业的发展,信息量越来越大,需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此,要应用数字化技术,实现房地产档案的科学分类和合理编制,这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义,有效消除了人工处理的弊端。另外,纸质形式的档案保存受到条件限制,一旦保存不当就会造成档案资料的破坏,例如发生火灾的情况,会使档案统计工作无法进行下去,而数字化技术则避免了这些问题的困扰,通过将资料数字化存档,能够确保信息更加完整,统计效率和质量更加高效。总之,档案统计工作,离不来数字化技术的应用。

  3.4 在档案分析中的应用

  所谓档案分析,是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息,提供给人们所用,使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析,过程迅速,结果准确,与传统分析手法相比,分析所用的时间较短,而且分析得出的结果精确且符合需求,使档案的价值得到了积极的发挥。因此,在房地产档案管理中,采取信息技术手段不断进行档案分析,通过组合运用档案数据,不仅能够提高档案利用效率,在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。

  4 加强房地产档案管理数字化的策略和方法

  首先,在房地产档案管理数字化发展的趋势下,仅仅做好数据信息的管理是不够的,还要在整体制度的管理上下手,寻找更适合的策略和方法。相关部门应借助数字化的信息手段,对管理制度进行深化。在人才建设方面,需要引进更多的专业性强的信息化人才,以满足时代发展的要求。在具体的档案管理工作中,根据实际情况和具体应用情况进行合理的划分,制订科学的档案管理方案,从一定程度上确保档案的安全系數,降低档案信息被破坏的风险,面对不安全的信息管理环境,建立应急预案,当管理系统遭到损坏时,能够及时有效地进行应急处理,最大程度降低房地产档案的损失。

  其次,在数字化的档案管理方面,要从多方面完善具体规章制度,尤其在数字化系统的具体应用中,通过高效的管理制度,创造一个房地产档案管理的良好基础。档案管理运行环境包括人员操作的制约,也包括外界条件的影响。这些方面的忽略都有可能给数据化档案管理工作带来障碍。总之,运行环境的管控是一个复杂而系统的过程,只有通过对操作进行规范、对应用系统的软硬件进行合理配置、明确相关监督和责任主体,才能确保数字化技术的应用效果,体现房地产档案的真正价值。

  最后,虽然数字化技术下的房地产档案管理工作有诸多方面的优势和突出效果,但由于信息原件是数据化档案管理的前提和基础,所以,对档案资料原件的管理和保护也不能懈怠。可以建立设备设施完善的档案室,指派专人进行保护。在房地产档案资料的运用中,严禁随意篡改,从而确保原始档案的真实性。实施原件保护措施,不仅能够在前期预防数字化技术应用过程中房地产档案数据信息出错,还能够在后期针对已出现的错误及时追踪到原件进行查询和修改。

  5 结 语

  数字化技术应用于房地产档案管理中,无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用,提高了档案管理工作的效率和质量。未来,数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍,但同时也充满挑战。因此,相关管理部门应积极积累和探索应用经验,将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来,采取有效的管控措施,强化数据化档案管理的风险控制,最大程度地预防和处理安全事故,确保房地产档案的安全性,促进房地产行业的发展。

  主要参考文献

  [1]谢靖.浅议房管档案的信息化建设[J].上海房地,2016(11).

  [2]赵玉梅.如何推进房产档案管理的数字化进程[J].黑龙江档案,2016(4).

  [3]谌润.房产档案信息化建设研究[J].企业文化,2017(1).

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